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淮安市机构编制委员会办公室公文处理管理办法
时间:2015-02-28  来源:市机构编制委员会办公室

为规范公文处理,提高行政效率和公文质量,确保公文运转顺畅,根据国家和省市有关规定,结合本办实际,制定本办法。

一、公文种类

淮安市机构编制委员会(以下简称市编委)和淮安市机构编制委员会办公室(以下简称市编办)公文种类主要有:

(一)通知。批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。发文字号为:淮编发、淮编办发,涉及人事变动的发文字号为:淮编办干。

(二)通报。表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。发文字号为:淮编发、淮编办发。

(三)报告。向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。发文字号为:淮编发、淮编办发。

(四)请示。向上级机关请求指示、批准。发文字号为:淮编发、淮编办发。

(五)批复。答复下级机关的请示事项。发文字号为:淮编发、淮编办发、淮编办复。

(六)函。不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。无发文字号。

(七)会议纪要。记载传达会议情况和决定事项。无发文字号。

二、行文规则

(一)行文应当确有必要,注重实效。

(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

(三)除综合处外,本办机关内设机构不得以本机构名义向其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件,不得代替本办审批下达应当由本办审批下达的事项;与相应的有关单位进行工作联系确需行文的,只能以便函的形式行文。

(四)报经市委、市政府审批的事项,经市委、市政府同意后以市编委或市编办名义行文的,文中应当注明“经市委、市政府同意”;经市编委或市编委领导同意的事项以市编办名义行文时,文中应当注明“经市编委同意”或“经市编委领导同意”。

(五)联合行文事项应当与相关单位协商一致,否则不得单独行文。联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签,一般不使用复印件会签。由本办主办拟与有关单位联合行文的重要文件,应当事先征求有关单位意见,再起草会签稿送有关单位会签。  

(六)“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。请示事项涉及其他单位业务范围的,应当经过协商并取得一致意见后上报,经多次协商未取得一致意见的,应当作出具体说明。

(七)请求市委、市政府印发(批转)或市委办、市府办印发(转发)的公文,应当同时报送代拟稿。

三、办文程序

办文程序一般包括:收文、办文、催办、发文和归档。

(一)收文

收文包括签收登记、审核、批办、分办。

1.签收登记。公文统一由综合处签收、登记。各业务处局收到其他单位直接送来的属于本业务处局办理的公文,应当送综合处登记收文。

2.审核。负责收发文的工作人员对收到的公文进行审核,主要审核是否应由本办办理及行文是否规范。对不予受理的公文,应当立即退回来文单位,并说明理由。对不规范但确属重要紧急事项、需要及时办理的公文,或上级机关领导有批示的公文,以及办领导直接交办的事项,由综合处请示办领导后作相应处理。

3、批办。对受理的公文,由负责收发文的工作人员提出分办意见,送市编办主任审签;紧急公文,应当明确办理时限。

4.分办。综合处根据编办主任批办意见分送分管领导,根据分管领导批办意见分送业务处局,各业务处局负责人签收批办的文件;承办业务处局如对公文批办有异议,应当及时退回综合处进行调整;若无法确定承办业务处局,由综合处呈报办领导裁定。    

(二)办文

办文包括草拟、审核、复核、签发。

1.草拟。承办人对征求意见的复函、人大代表建议和政协提案答复、可明确答复的简单事项、一般公务函件等,可直接草拟文稿;对行政管理体制和机构改革、机构编制审批事项等,应当先提出拟办意见,按规定程序批准后草拟文稿。

2.审核。草拟的文稿(或拟办意见)呈分管领导审核。

3.复核。文稿呈送办领导签发前,应当由综合处进行复核。复核的重点是:行文方式、办文格式、文字表述是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。经复核发现需要对文稿进行修改的,应当退回承办业务处局,按程序复审。复核人应当签署姓名和复核日期。

4.签发。公文根据文种及性质分级签发,签发应当在公文稿纸相应栏目内签署明确的批示意见和姓名、日期。

(三)催办

公文送各业务处局办理后,由综合处负责催办,做到紧急公文或重要公文及时催办,一般公文定期催办。

(四)发文

发文包括登记、打印、校对、用印、发文。

1.登记。公文经领导签发后即送综合处文件收发人员登记,填写发文字号和印数,并审核签发手续是否完备。

2.打印。文稿签发后,承办业务处局负责印制公文。

3.校对。拟稿人负责校对,校对后应及时交综合处进行复校。重点是:附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

4. 用印。正式对外行文应当加盖公章,以市编委名义发文的,盖“淮安市机构编制委员会”印章;以市编办名义发文的,盖“淮安市机构编制委员会办公室”印章。向市编委领导、编办领导请示、报告工作的文件,对本办各业务处局的行文(主任会议决定事项通知除外),不盖印章。    

5. 发文。盖章后,由承办处局送发。原则上要求送达承办单位,抄送市委组织部机关处、综干处、企干处、办公室,抄送市人社局、财政局及相关部门和单位等。综合处分送本办各处局传阅。文件交接过程应当履行登记手续。

(五)归档

1.范围。市编委、市编办已办理完毕具有保存价值的各种文件、函件、会议纪要、工作信息、资料等。抄送件、阅件分送相关业务处局阅存,不办理,不归档。

2.整理。办理完毕的文件由承办业务处局收齐补全后交综合处,综合处根据公文的相互联系、特征和保存价值等整理。

3.归档。归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

四、办文要求

(一)时限要求

1.综合处收到的各类公文,原则上在1个工作日内批办并送达承办处局。

2.需征求有关单位意见后才能拟办的,原则上在1个工作日内转出,并限定反馈时间。

3.紧急公文即到即办,有明确时限要求的公文按时限要求办理,在规定时间内办结,并至少提前2个工作日送办领导审签;确有困难,不能按时办结的,应当及时向来文单位说明。

4.以下事项原则上在5个工作日内办结,或提出拟办意见呈批:①没有明确时限要求的会签稿、征求意见稿以及可直接拟稿回复的简单事项等;②涉及机构编制审批的事项,在调研了解情况、征求部门意见收齐后;③经办主任会议审议通过,可答复或行文或需要按程序报批的事项;④市委、市政府主要领导和市编委领导有明确意见的批办件。

5. 市委常委会议、市政府常务会议、市编委会议、市编委主任会议议定的事项,在收到会议纪要或会议决定事项通知后,应当按要求抓紧办理;对没有办理要求但明确可以答复或行文的事项,原则上在5个工作日内办结。

6.市编委会议、市编委主任会议、市编办主任会议召开以后,原则上在3个工作日内拟好纪要文稿呈批。                                        

7.综合处复核文稿及复校清样稿应当及时快捷,原则上在1个工作日内完成,紧急公文即到即核(校)。文稿经办领导签发后,原则上在1个工作日内打印发出。

(二)拟稿要求

1. 符合国家的法律、法规及其他有关规定,如提出新的政策、规定等,应当切实可行,并说明具体理由。

2. 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清晰,文字精练,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

4.对外公文不手写,用电脑打印。领导签字要用钢笔或毛笔,墨水要使用炭素墨水或蓝黑墨水,不得使用圆珠笔或铅笔。

(三)保密要求

严格执行党和国家保密法规。正在办理的工作事项,未经办领导同意一律不得外传,不得对外表示同意与否的意见;不属本人承办的事项,不得擅自对外发表意见。

五、公文管理

(一)公文由综合处统一收发、审核、用印、归档和销毁。

(二)通过机要渠道发送机要文件和密件,须写明详细地址和邮编,并加盖密封章。

(三)邮寄文件资料,须每天下午16点前送到综合处。

(四)公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

(五)销毁涉密公文应当按程序到交由市保密局,并进行登记。  

六、其他事项

本办法未尽事项,按国家和省市的有关规定办理。